Auflistung der Geschäftsfälle

Geschäftsfälle vom 14. November

In der Praxis werden diese Belege nicht gesondert gebucht, sondern dem Kontoauszug zugeordnet und erst mit diesem gebucht.

Geschäftsfälle vom 15. November

Erstmalige Einstellungen

Bevor es zur ersten Buchung kommt, muss der Mandant (=eine Buchhaltung) angelegt und ein Stapel eröffnet werden.

Ein Mandant ist immer eine getrennte Buchhaltung. Hier ist es die Buchhaltung der tcom im ersten Jahr. Die Nr. wird automatisch vergeben.

Der Nr.-Kreis der Debitoren und Kreditoren dient lediglich zur zusätzlichen Prüfung bei der Kontenwartung, damit nicht aus Versehen ein falsches Konto als Debitor angelegt werden kann.

Weiters sind noch jene Konten zu definieren, auf die automatische Buchungen erzeugt werden. Wählen Sie die richtigen Konten aus.

Der Buchungsassistent ist speziell für Anfänger vorgesehen. Hier können Sie definieren, wie typische Geschäftsfälle bei Ihnen gebucht werden.

Anschließend sollten Sie noch die Steuersätze und Konten für die Ust. Überprüfen. Das Programm dazu finden Sie unter den „Stammdaten“.

All diese Daten legen Sie nur einmal an. Sie können diese aber jederzeit wieder ändern.

Bevor wir zum Buchen beginnen, muss ein Buchungsstapel eröffnet bzw. ein bestehender ausgewählt werden.

Der ausgewählte Mandant wird übernommen. Die Nr. des Stapels wird automatisch vergeben. Sie geben diesem Stapel einen Namen und wählen die Art aus.

Ein Stapel mit der Art „normal“ verschwindet, wenn er einmal gebucht wurde. Er kann somit nicht aus Versehen ein zweites mal gebucht werden. Wenn Sie den Stapel wieder verwenden wollen, dann wählen Sie „vorlage“. Dies könnte bei immer wieder kehrenden Buchungen (wie Monatsabschluss) Sinn machen.

Wenn Sie den Stapel angelegt haben, wählen Sie diesen aus und klicken auf „Stapel bearbeiten“.

Sachbuchungen

Die ersten beiden Buchungen sind noch relativ einfach. Die Belegart ist bei beiden „SB“, da kein offener Posten anfällt. Die Belegnr. ist bei Bankbuchungen immer die Nr. des Kontenauszuges.

Lieferantenrechnungen

Bei der Eingangsrechnung ist die Belegart „KF“, damit ein offener Posten erzeugt wird. Beim Text sollte die Rechnungsnr. des Lieferantenbeleges eingegeben werden, damit der Lieferant die Zahlung zuordnen kann. Die eigene Belegnr. wird innerhalb eines Nummernkreises (e=Eingangsrechnung, b=Bank, k=Kasse, a=Ausgangsrechnung....) selbst aufsteigend vergeben (siehe Lektion „Organisation und Praxis“).

Konten anlegen

Beim Buchen stellen wir fest, dass der Lieferant „Creativ Consult“ noch nicht angelegt ist. Kein Problem, die Anlage eines Kontos ist einfach. Sie können dies in der Hilfe nachlesen oder dieser Kurzbeschreibung folgen. Der erste Schritt ist, die nächste freie Kontonummer festzustellen. Dazu rufen Sie unter „Stammdaten“ die Funktion „Kontenwartung“ auf und suchen die letzte Kontonummer in dem gewünschten Nummernkreis (hier Kreditorenkonten).

Dann legen Sie hier ein neues Konto an und geben die wichtigsten Daten in einer zeile ein.

Für die Sachkonten reichen diese Daten meist aus, bei Personenkonten klicken Sie für die weiteren Daten auf „Details“.

Hier definieren Sie neben den Adressdaten auch die Zahlungskonditionen, die dann automatsch beim Buchen übernommen werden.

Der Steuercode macht nur bei Sachkonten Sinn. Hier könnte z.B. definiert werden, dass Energieaufwand immer 20% Vst. zugeordnet werden soll.

Wenn die Konten richtig definiert wurden, werden die Zahlungskonditionen bei den Belegarten „KF“ und „DF“ automatisch bei der Buchung übernommen und bei der Erstellung des offenen Postens berücksichtigt. Das Skontobasisdatum ist jenes Datum, an dem die Rechnung eingetroffen ist. Von diesem Datum werden die Zahlungsfristen berechnet.

Nur in Ausnahmefällen benötigen Sie die Funktion „Details“. Beispielsweise wenn Sie die Zahlungskonditionen ändern oder Daten für die Kostenrechnung eingeben wollen.

Auf jeden Fall benötigen Sie die „Details“ bei den Belegarten „DZ“ und „KZ“ um die Zuordnung der ausgeglichenen OP zu treffen.

Buchen eines Stapels

Solange ein Stapel noch nicht gebucht wurde, können alle Eintragungen beliebig geändert und sogar gelöscht werden. Wenn Sie Zahlungen löschen, werden vom System die markierten OP wieder freigegeben.

Bevor der Stapel nicht gebucht wurde, stehen die Buchungen noch nicht in dem Hauptbuch und Grundbuch. Daher sollten Stapel möglichst bald gebucht werden.

Die Buchung starten Sie, indem Sie den Stapel wählen und auf „Stapel buchen“ klicken.

In diesem Vorgang werden die Buchungen für die beiden Konten (Soll und Haben) erstellt und die Ust. bzw Vst. wird automatisch gebucht. Bei den Belegarten „DF“ und „KF“ werden OP Sätze erzeugt, bei den Belegarten „DZ“ und „KZ“ werden die Zahlungen bei den OP vermerkt.

Prüfen Sie dies mittels den Auswertungen „Journale“, „Kontenauszug“ und „offene Postenliste“ und beantworten Sie folgende Fragen:

Wie hoch ist die Summe im Journal?
Welchen Saldo hat das Konto Vorsteuer?
Wie hoch sind die gesamten Verbindlichkeiten und wann sind diese fällig?
Ist die tcom nach diesen 4 Geschäftsfällen ärmer oder reicher geworden? Drucken Sie die G&V – Rechnung aus.

Wenn Sie alles richtig gebucht haben, erhalten Sie folgende Werte:

Wie hoch ist die Summe im Journal?	66660
Welchen Saldo hat das Konto Vorsteuer?	2610
Wie hoch sind die gesamten Verbindlichkeiten und wann sind diese fällig?	15660

Für den Punkt 4 rufen Sie die Saldenliste für die Erfolgskonten auf. Sie werden nur den Werbeaufwand sehen, da sonst keine erfolgswirksamen Buchungen vorgenommen wurden. Sie wissen, dass dies so nur theoretisch stimmt, da ja die PC bereits weniger wert sind. Dies wird aber erst beim Jahresabschluss in Form der AfA gebucht.

Geschäftsfälle vom 16. bis 19. November

Die Buchungen im Stapel könnten so aussehen:

Kommentar zu diesen Buchungen.

· Wenn beim Skontobasisdatum nichts eingetragen wird, nimmt das System das Belegdatum als Basis an. In der Praxis ist dies meist unterschiedlich. So schreibt z.B. ein Lieferant die Rechnung am 14.11. diese trifft am 16.11. bei uns ein, wird geprüft und am 19.11. gebucht. Welches Datum soll gerechter Weise als basis für die Fristenrechnung herangezogen werden? Das ausstellungsdatum wäre für uns schlecht, da die Rechnung beim Lieferant oder beim Transport liegen bleiben kann. Das Buchungsdatum wäre für den Lieferant ungerecht, da dieser nichts dafür kann, wenn die Bearbeitung bei uns länger dauert. Daher nimmt man in der Regel das Eingangsdatum der Rechnung.

· Die Briefmarken könnten auch als Wertzeichen erst auf ein aktives Bestandskonto gebucht werden. Der Aufwand, den genauen Verbrauch festzustellen und umzubuchen ist relativ groß. Daher gehen wir davon aus, dass die Briefmarken in der nächsten Zeit verbraucht werden und buchen gleich den Aufwand.

· Die Rechnung Sallmann enthält sowohl Anlagegüter wie auch Verbrauchsmaterial, welches gleich als Aufwand gebucht werden kann. Der Nachteil, dies mit 2 Buchungen zu buchen, besteht darin, dass 2 OP erzeugt werden, was bei der Abstimmung mit dem Lieferanten zur Verwirrung führen kann. In der Praxis könnte eine Splitbuchung gemacht werden (ist mit diesem Programm möglich, wird aus didaktischen Gründen hier nicht verwendet), oder 2 Bestellungen an den Lieferanten zu senden.

· Die Firma Proform ist sowohl Kunde wie auch Lieferant. Leistungen können mit Gegenverrechnung abgerechnet werden. Da jedoch die Leistungen meist zeitlich und betragsmäßig selten zusammen anfallen, werden doch 2 Konten geführt, die mittels eines kennzeichens miteinander verbunden sind. Das soll ausschließen, dass z.B. eine Lieferantenrechnung bezahlt wird, obwohl eine Forderung gegen den Lieferanten besteht. In der Praxis kommt es aus verschiedenen Gründen vor, dass die vereinbarten Zahlungskonditionen nicht auf der Rechnung angeführt sind. Wichtig ist, dass diese am Personenkonto korrekt gespeichert sind, da damit gearbeitet wird.

· Beim Kauf des Druckers könnte der Drucker als GWG gebucht werden, da der Preis unter 400,- liegt. Da die tcom im ersten Jahr mit einem Verlust rechnet, wäre dies nicht sehr schlau, da so der Verlust unnötiger Weise erhöht werden würde.

· Für die Firma Microsoft wird kein eigenes Lieferantenkonto angelegt, da keine regelmäßige Geschäftsverbindung erwartet wird. Merken Sie sich die MSDN Jahresgebühr. Das ist ein klassischer Fall für die Rechnungsabgrenzung!

Vergessen Sie nicht, den Stapel zu buchen!

Geschäftsfälle vom 21. bis 28. November

Nachdem Sie den Stapel angelegt haben können Sie diesen bearbeiten. Die Stapelbuchungen könnten so aussehen:

· Die Honorarnote des Notars enthält Beträge mit und ohne Ust. Daher werden 2 Zeilen gebucht (könnte auch mit Splibuchungen gelöst werden). Da mit dem Notar wahrscheinlich kein weiterer Geschäftsverkehr stattfindet, wird das Konto 33999 div. Lieferanten verwendet.

· Für den Kunden Besko wird ein neues Konto angelegt. Dabei wird mit „Kontenwartung“ und „Debitoren“ das nächste freie Konto gesucht. Die Zahlungskondition wird mit 10 Tagen Ziel eingegeben.

· Die Beispiele vom 23. und 24.11. können nicht gebucht werden, da noch kein Geschäftsfall vorliegt, der die Bilanz der tcom verändert. Die Buchung erfolgt erst bei der Rechnung bzw. bei der Gehaltsauszahlung.

Die Gesellschafter verrechnen direkt mit der tcom. Dafür richten wir für jeden Gesellschafter ein Verrechnungskonto ein. Nach der Suche von passenden Kontonummern kommen diese Konten in Frage:

Die Reisekosten werden zunächst auf dieses Konto gebucht und beim Bankauszug wird dieses Konto wieder ausgeglichen.

Monatliche Buchungen und erster Monatsabschluss

Beim Anlegen eines neuen Stapels können Sie bei der Art „Vorlage“ auswählen und mit „Monatsabschluss“ benennen. Dadurch kann dieser Stapel bei jedem Monat wieder verwendet werden und es muss nur das Datum und teilweise der Betrag geändert werden.

Nachdem Sie den Stapel angelegt haben können Sie diesen bearbeiten. Die Stapelbuchungen könnten so aussehen:

· Die Reisekosten werden einmal im Monat ausbezahlt.

· Für die Miete gibt es nur einen Vertrag und keine monatliche Rechnung. Dafür wurde ein Dauerauftrag eröffnet.

· Für Strom, Internet, Telefon und Handygebühren wurde eine Bankeinzugsermächtigung erteilt, da sich die Beträge ändern. Carmen Gläser hat für die Handygebühren ein eigenes Konto eröffnet, um diese genauer Verfolgen zu können. Wenn diese über dem Plan liegen, ist es sinnvoll, für jedes Handy ein getrenntes Konto zu errichten.

· Die monatlichen aconto – Zahlungen sind jedes Monat gleich und eignen sich so für einen Dauerauftrag.

Nun können Sie den Stapel buchen, er bleibt für die nächsten Monate erhalten. Sollten Sie aus Versehen, den Stapel ein zweites mal verbuchen, erhalten Sie vom System eine Fehlermeldung, da überprüft wird, dass eine Buchung mit den selben Daten (Konto, Belegnr, Betrag und Datum) nicht doppelt erfolgen darf.

Der Monatsabschluss

Erst drucken Sie folgende Auswertungen aus:

Journal
offene Posten Liste
Saldenlisten (Reihenfolge: Debitoren, Kreditoren, Bestandskonten und Erfolgskonten)

Wenn Sie alles richtig gebucht haben, sollten Sie folgende Zahlen erhalten:

Wie hoch ist die Summe im Journal?	101229,45
Welchen Saldo hat das Konto Bank (muss mit Bankauszug übereinstimmen)?	28088,58
Wie hoch sind die gesamten Verbindlichkeiten?	39404

Ø Sie sehen, dass die Verbindlichkeiten höher als der Kontostand der Bank sind. Die tcom ist noch klein und überschaubar. Carmen Gläser weiß auswendig, dass bereits verbindliche Bestellungen getätigt wurden und rechnet sich die Entwicklung des Bankkontos mit einem Excelmodell durch. Bei Großbetrieben stehen dafür ausgeklügelte Programme zur Verfügung. Versuchen Sie, mit Excel einen Finanzplan für den Dezember zu erstellen.

Ø Für die UVA gibt es auch in der FIBU light ein Programm, welches wir allerdings für die kleine Buchhaltung der tcom nicht benötigen, da nur 2 Konten (Erlöse und Vorsteuer) auszuwerten sind. Die Salden tragen Sie in ein Excelmodell ein.

Ø Wenn Sie gleich das Originalformular ausfüllen wollen, klicken Sie hier (Sie benötigen den Acrobat Reader). Lassen Sie sich nicht von den vielen Formularfeldern verwirren. Sie benötigen für die tcom nur wenige davon. Fertig ausgefüllt schauts dann so aus.

Ø Die Frage nach dem Ergebnis ist leicht beantwortet.werden, in dem Sie den Saldo aus der Saldenliste der Erfolgskonten entnehmen. Im ersten Monat stehen Aufwendungen von 13686,54 stehen lediglich Erträge von 2520,- gegenüber. Das ergibt einen Verlust von 11166,54. Wie Sie gelernt haben, wird dieser Verlust durch die AfA, Rückstellungen und sonstige Abwertungen noch höher. Die tcom ist nicht entsetzt, da sie für das erste Jahr einen Verlust geplant haben. Die meisten Jungunternehmen, speziell jene, die ein aufwendiges Produkt entwickeln arbeiten in der ersten Zeit mit Verlust. Hier gilt es, die Finanzierung desselben sicher zu stellen, da sonst die Existenz gefährdet ist.

Geschäftsfälle vom 03. bis 5. Dezember

Nachdem Sie den Stapel angelegt haben können Sie diesen bearbeiten. Die Stapelbuchungen könnten so aussehen:

Kommentare dazu:

Ø In diesem Fall haben wir eine Forderung gegenüber dem Finanzamt. Dennoch wird das passive Bestandskonto „Zahllast“ verwendet. Macht auch nichts, da der Saldo diesmal im Soll steht. Damit wir das Geld möglichst schnell erhalten, senden wir die UVA sofort ans Finanzamt und hoffen, dass die Bearbeitung schnell erfolgt.

Ø Der Kunde Hogast ist in gewohnter Weise anzulegen.

Ø Bei der Zahlung mit Kreditkarte wird kein offener Posten erzeugt, da gegenüber amazon keine Verbindlichkeiten mehr bestehen.

Ø Bei den Zahlungen ist immer der offene Posten zuzuordnen.

Wir zahlen 13.000,- an die ESV und müssen diese den offenen Posten zuordnen. Dies geschieht bei „Details“ und „OP zuordnen. Sie markieren den OP, den Sie zuordnen wollen und das System zeigt im unteren Bereich den Rest und den berechtigtem Skonto an. Wenn Sie Zuordnung beenden und es besteht noch ein ungeklärter Rest, dann fordert Sie das System zu einer Entscheidung auf.

Wenn Sie den Rest als Skonto ausbuchen, dann erstellt das System automatisch alle notwendigen Buchungen (in diesem Fall: Skontoertrag und die Korrektur der Vorsteuer). Wenn Sie die Option !Rest als neuen OP buchen“, dann wird automatisch der zugeordnete OP gelöscht und der Rest als neuer OP erstellt.

Sollte die gesamte Zeile beim Stapelbuchen gelöscht werden, werden alle Zuordnungen automatisch aufgelöst.

Geschäftsfälle vom 07. Dezember bis 11.12

Nachdem Sie den Stapel angelegt haben können Sie diesen bearbeiten. Die Stapelbuchungen könnten so aussehen:

Kommentare dazu:

Ø Achten Sie darauf, dass bei den Konten, die häufig verwendet werden (wie Erlöse oder Wareneinsatz), der richtige Steuersatz zugeordnet wurde. Dies erleichtert die Eingabe und vermeidet Fehler.

Ø Die Firma Proform ist sowohl Kunde wie auch Lieferant. In unserem Fall dominiert die Rolle als Kunde, daher eröffnen wir ein Debitorenkonto.

Ø Der Lieferant IPC ist ebenfalls anzulegen. Aber das können Sie jetzt schon gut.

Ø Wenn Sie vergessen haben, dass wir die MSDN Jahresgebühr auf div. Lieferanten gebucht haben, tun Sie sich schwer. Der einfachste Weg ist, in der OP-Liste nachzusehen.

Ø Eine Gutschrift kann auf verschiedene Weise gebucht werden. Die Variante mit der Belegart „DZ“ ist in diesem Beispiel nicht möglich, da die Rechnung im selben Stapel enthalten ist und dieser noch nicht gebucht wurde. Damit ist die Zuordnung der Zahlung nicht möglich. Daher wurde hier die Variante gewählt, eine negative Ausgangsrechnung zu buchen. Geht auch gut.

Geschäftsfälle vom 12. bis 29. Dezember

Nachdem Sie den Stapel angelegt haben können Sie diesen bearbeiten. Die Stapelbuchungen könnten so aussehen:

Nochmals als Erinnerung: Bei Zahlungen müssen die OP zugeordnet werden!

Hier geht es sich auf 0 aus. Wenn das nicht der Fall ist, wird gefragt, was mit dem Rest geschehen soll. Entweder dieser wird als Skonto ausgebucht oder als neuer OP eröffnet.

Hier wird automatisch ein neuer OP mit dem Betrag 5037,6 angelegt

Beleg

1. Eingang der Zahlung der Firma Besko für eine von uns erbrachte Leistung (Netzwerk; 22. November). Wir gewähren 20% Stammkundenrabatt.

Beleg

Geschäftsfälle vom 10. Dezember

2. Für einen Auftrag benötigten wir vorübergehend eine Aushilfskraft, daher haben wir Frau Winter eingestellt. Sie bekommt für ihre Arbeit EUR 2.480,00 überwiesen.

Beleg

Geschäftsfälle vom 11. Dezember

3. Teilausgleich der Firma Proform der Rechnung vom

5. Dezember. Betrag laut Bankbeleg.

Beleg

Geschäftsfälle vom 12. Dezember

4. Hogast hat eine Akontozahlung geleistet. Diese scheint am Kontoauszug auf.

Beleg

5. Die Mastercard-Abrechnung ist eingetroffen. Wir begleichen diese mittels Banküberweisung.

Beleg

Geschäftsfälle vom 13. Dezember

6. Eingang der Umsatzsteuer-Gutschrift auf unserem Bankkonto. Der Betrag beläuft sich auf EUR 6.976,52.